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2021年06月17日

ショートステイの利用予約表の改善により、業務時間を大幅削減し稼働率を向上!


*抱えていた課題

由寿会では東大阪市内の4施設において、ショートステイ(短期入所)を運営しています。

その予約管理、居宅ケアマネ、ご利用者様ご家族との調整は各施設の生活相談員が行っていますが、予約管理方法は施設によって異なり、統一されていませんでした。

具体的には、改善前の各施設の空室管理は、担当者のパソコン上のExcelで行っており、以下のような課題がありました。

① 個別の利用者様ごとの予約、次回利用のお声がけの状況は管理していませんでした。
② 居宅ケアマネへ空室案内FAXを送る際には、予約表を見ながら空室日を手でカウントし、別のファイルに空き状況FAXを自作していました。
③ 自施設で空きがなく、由寿会内の他の施設に空きがないか確認する際には、担当者へ電話し空室を確認する必要がありました。

また、相談員が不在の際は施設内で他にExcel表を閲覧する職員ができず居宅ケアマネへの返答が遅れ、利用者様にご迷惑をおかけすることもありました。


*実施したKAIZENの内容

・ショートステイ予約表について、自施設のみならず他施設の生活相談員・職員が同時共有できるフォーマットを導入

・定期的にご利用いただくお客様について、声掛けが漏れていないかチェックする機能を予約表に導入

・由寿会内の他施設の空室状況の見える化により、居宅ケアマネや利用者様へのスムーズな案内を可能に

・空室を自動計算することで、居宅ケアマネへのFAXの自作が不要に。作成・送信作業時間を1時間から5分に短縮

・運営状況のデータ化を進めた。稼働率、顧客内訳、進捗状況を、相談員も施設管理者もリアルタイムで確認可能に


*担当者の声

「予約表の形式が統一され、格段に業務効率が上がりました。」

「リアルタイムで管理者からの指示を的確に受けられるようになりました。」

「各施設の問題点が浮き彫りになり、結果的に稼働率の安定に繋がりました。」

「FAX機ではなく、PCのボタン一つで送れるようになり大幅に時間が短縮されました。」

「稼働率がパッと見て分かるので、より稼働率を意識するようになりました。」

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