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2021年02月20日

労務管理システム導入により紙の書類を大幅削減!


*抱えていた課題

本部総務課では全職員の個人情報を、すべて紙媒体やExcelで管理していました。

膨大な紙の保管場所はもちろん、個人情報の保護も大変でした。

(問題点)
・各種証明書を作成する際、それぞれの担当者に情報を聞く必要があり時間がかかる

・住所、氏名、通勤経路等の変更申請を紙で行っているため書類が膨大になる

・年末調整の際には全職員に紙を配布し、番号順に並び変える等の手間がかかる

・申請がある度に、ハローワークや年金事務所に書類を提出しに行く必要がある

・書類不備があると再申請になり、時間がかかることで職員から催促される事もある


*KAIZENの方向性

・労務管理を契約し、職員全員のスマートフォンに管理システムを導入

・氏名等の基本情報以外にも、保険番号や通勤費など全ての情報を一元化

・業務担当ごとにログイン権限をつけることで、必要な個人情報のみ閲覧可能に

・Web上での申請が可能になり、ハローワークや年金事務所への提出が不要に


*担当者の声

「業務効率が上がるだけでなく、個人情報保護の強化にも繋がりました。」

「職員自らのスマートフォンで変更申請ができ、申請する側の負担も減りました。」

「用紙の配布回収作業などが無くなることにより、他の業務時間を増やせました。」

「入力したのもが自動で表示されるので、転記のミスがなくなりました。」

「電子申請により、申請書類を素早くお渡しすることができるようになりました。」


 

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